Spørgsmål og svar

Her kan du få svar på generelle spørgsmål om indkøbsdatasamarbejdet.

Hvilke rapporter modtager en deltagende kommune?

De deltagende kommuner modtager en række årlige standardrapporter. Det drejer sig om:
  • ​Kommunerapport – der bryder kommunens indkøb ned på overordnede indkøbskategorier og viser, hvordan kommunens indkøb adskiller sig fra det kommunale gennemsnit
  • Compliance- og prisanalyser – der for de forpligtende aftaler, som kommunen er tilmeldt, viser kommunens compliance sammenlignet med andre kommuner​ samt viser kommunens besparelser i forhold til kommuner, der ikke er tilmeldt aftalerne
  • Mønsterrapport – hvor der for udvalgte indkøbsområder vises og sammenlignes nøgletal for diverse indkøbsmønstre (indkøb/indbygger, faktura/1.000 indbygger, gennemsnitlig fakturastørrelse og leverandørantal).

Udover årlige standardrapporter udsendes løbende andre analyser, som er udvalgt i samarbejde med den kommunale referencegruppe. Alle deltagende kommuner er dog velkomne til at henvende sig med forslag til analyserapporter.​

Hvordan behandles kommunens data?

Datasamarbejdet gennemføres af KL og SKI sammen med en referencegruppe, der består af kommunale indkøbschefer mm.

Indkøbsdataene indsamles af SKI, som står for analyserne. Det er dog en underleverandør, der kategoriserer e-fakturaerne, inden de sendes retur til SKI. Dataflowet er vist i figuren nedenfor.



SKI gemmer de oprindelige e-fakturaer på en selvstændig server. Det sikrer, at vi i fremtiden fx kan skifte underleverandøren ud, uden at alle de deltagende kommuner skal fremsende flere års e-fakturaer på ny. 

​Kan andre se mine data og resultater?

Nej. Analyser og resultater videreformidles i kommuneanonymiseret form. Det betyder, at en kommune kun kan se egne data, og hvordan den ligger i forhold til de øvrige anonymiseret kommuner (se figur).


 

SKI bruger kun sin adgang til data jf. databehandleraftalen (se afsnit om databehandleraftalen nedenfor). 

KL har adgang til kommunespecifikke oplysninger til brug for KL’s interessevaretagelse og opfølgning på den fælleskommunale indkøbsstrategi.

Ved fælles accept og skriftelig bekræftelse til SKI, kan kommuner få indsigt i hinandens resultater fx så kommuner i et indkøbsfællesskab kan se hinandens placering.

Bliver mine data nu omfattet af aktindsigt?

At en kommune udleverer sin eFakturadata til SKI har ikke betydning for, om denne data er omfattet af offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt. Dette skyldes, at fakturaerne i forvejen er omfattet af offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt, idet fakturaerne er sendt fra en leverandør til en kommune. 

Med andre ord kan en tredjepart allerede på det tidspunkt, hvor en leverandør har sendt en faktura til en kommune, anmode om og få aktindsigt i denne faktura. Kommunen vil kun undtagelsesvist kunne afvise aktindsigt helt eller delvist i en sådan anmodning. Sådanne undtagelsestilfælde kan fx være, hvis fakturaen indeholder oplysninger om drifts- og forretningsforhold, som efter en konkret vurdering vil have væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, såfremt der gives aktindsigt i oplysningerne. En kommune vil således ikke generelt kunne afvise aktindsigt i en faktura med henvisning til, at der indgår priser heri. Der vil i hvert enkelt tilfælde skulle foreligge en konkret vurdering af, at aktindsigten vil medføre et væsentligt økonomisk tab for leverandøren eller helt undtagelsesvist for kommunen.

I indkøbssamarbejdet indgår SKI i en rolle som databehandler, hvis behandling af data er reguleret i en databehandleraftale. Dermed svarer SKI’s rolle til de tilfælde, hvor kommuner har entreret med indkøbsanalyseleverandører som fx KMD Indkøbsanalyse eller BuboBubo og afleveret eFakturadata til disse. Kommunens videregivelse af eFakturadata til indkøbssamarbejdet stiller altså ikke kommunen juridisk anderledes, end når den har videregivet eFakturadata til sin indkøbsanalyseleverandør.

Det gælder dog jf. ovenfor, at kommunens viderelevering af eFakturadata til SKI eller fx KMD eller BuboBubo, ikke i sig selv har betydning for aktindsigtsstillingen, da fakturaerne allerede ved kommunens modtagelse af disse er omfattet af aktindsigt.
Er databehandleraftalen i orden?

Kammeradvokaten har udarbejdet den databehandleraftale (PDF, 200 KB), der ligger til grund for indkøbsdatasamarbejdet. Databehandleraftalen regulerer, hvordan SKI må opbevare, behandle og videreformidle mm. kommunernes data i indkøbsdatasamarbejdet.
 
Ved udarbejdelsen af databehandleraftalen har Kammeradvokaten eksplicit forholdt sig til, at databehandleraftalen også skal være i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, der træder i kraft i foråret 2018. 

Derudover har Kammeradvokaten udarbejdet et juridisk notat (PDF, 125 KB), der redegør for, at kommunerne kan overlade eFakturadata til SKI og dennes leverandører uden at bryde persondatalovgivningens almindelige behandlingsregler (§§ 5 - 11) eller databeskyttelsesforordningen.​​​​​​​​​​​​​​​
 ​​​​​​​​​​​​​​

Kontakt SKI

William Fellows-Jensen

William Fellows-Jensen

Chefkonsulent

E - wf@ski.dk

T . 20 24 55 52

Bjarne Schmidt

Bjarne Schmidt

Business Controller

E - bs@ski.dk

T . 51 27 24 47