Basware Fakturaautomatisering

Om produktet

<a href="https://old.ski.dk/KatalogDokumenter/02190018/L-D2-T10-Basware-67-K1.zip" >Tilgå leverandørens dokumenter</a> Kerneydelsen Omfattende løsning til automatisering af leverandørfakturaer herunder fakturamodtagelse, matching, automatisk kontering og godkendelsesworkflow. Systemt gør brug af AI og Machine Learning til at identificere modtagere af fakturaer, samt hvordan disse skal konteres. Formålet er, at automatisere og effektivisere arbejdsgange således, at man kan frigive ressourcer til mere værdiskabende opgaver. Herudover at opnå fuldstændig complience i alle processer omkring fakturahåndtering, samt blive i stand til at betale kreditorer til tiden. Endvidere er formålet, at lette den enkelte brugers arbejdsopgaver ved at give dem et enkelt og intuitivt sytem til gennemgang og godkendelse af leverandørfakturaer. Basware Fakturaautomatisering kan automatisk modtage fakturaer igennem Nemhandel netværket, og kan ligeledes udveksle relevant information med kommunens ERP system. Alle områder i systemt er konfigurerbare, så de kan tilpasses til den enkelte kommunes behov. Automatisering: Løsningen modtager alle fakturaer fra eksterne leverandører, andre kommuner og interne fakturaer (intercompany) direkte fra nemhandel netværket. Basware Fakturaautomatisering tilbyder markedets mest avanceret matchingfunktionalitet. Fakturaer kan automatisk matches og konteres på baggrund af: 1. Indkøbsordrer – kan matches på både total og linjeniveau. Det betyder, at fakturaer med flere linjer automatisk kan matches, konteres og sendes til mange godkendere uden manuelle arbejdsgange. Ligeledes kan flere ordre matches til en faktura eller flere fakturaer matches til en ordre. Systemet kan håndtere indkøbsordre fra ERP, eksternt indkøbssystem eller Basware Indkøb. 2. Betalingsplaner – gentagne fakturaer dækkende f.eks. telefoni, leasing, rengøring mv. Betalingsplaner kan sættes op til at kontere de matchende fakturaer på multiple konteringslinjer, f.eks. hvis man ønsker at kontere el eller husleje ud på flere afdelinger eller konti. Endvidere defineres dato og beløbstolerancer for, hvornår en faktura automatisk godkendes. 3. Betalingsplaner – baseret på budgetter som f.eks. et renoveringsprojekt eller en flytning. Her defineres leverandører, datoer og beløbstolerancer for, hvornår en faktura automatisk godkendes For fakturaer der ikke automatisk matches, benyttes Smart Kontering baseret på AI/Robotics. Systemet lærer konstant på baggrund af regler, handlinger og brugere, og foreslår således brugeren en kontering (kontonummer, afdeling, kost center osv.). Der kan defineres et ubegrænset antal betalingsplaner og smart konteringsregler. Workflow/godkendelse: Fakturaer der ikke automatisk matches, sendes i workflow baseret på kommunens definerede godkendelseshirakier. Workflow er yderst konfigurerbare og kan håndtere multiple godkendelsesniveauer, godkendelse på linjeniveau, ingen godkendelse mv. Samtidig kan det defineres ud fra beløbsgrænser, typer af varer, leverandører eller medarbejdere. Betalingsplaner: Systemet tilbyder omfattende håndtering af betalingsplaner til gentagne fakturaer som telefoni, leasing, rengøring mv. Betalingsplaner er underlagt samme godkendelsesflows som andre dokumenter. Det er muligt at definere beløbs -og dato intervaller inden for hvilke, fakturaer automatisk godkendes. Konteringen kan være en enkelt linje eller fordelt på mange konti, afdelinger og/eller andre dimensioner. Integration: Systemet leveres inklusiv standard integration til de fleste kendte ERP systemet. Integrationen udveksler opsætningsdata som f.eks. afdelinger, kontonumre og andre dimensioner, leverandørstamdata, brugerstamdata samt transaktioner som indkøbsordre og færdigkonterede/godkendte leverandørfakturaer Brugergrænseflader: Gennemgang og godkendelse af fakturaer kan foretages på alle platforme (pc, tablet og telefon). Der kræves blot adgang til internettet. Brugergrænsefladen er simpel og overskuelig og designet til at lette arbejdsgange for brugeren. Det er således muligt at se alle informationer om fakturaer hvor brugeren har en aktiv rolle f.eks. godkender. Man kan se hvem der har godkendt, gennemset eller konteret samt et billede af selve fakturaen. Alt sammen med få klik. Til kreditorfunktionen findes en mere detaljeret brugergrænseflade, som giver overblik over alle aktiviteter i systemet. Kreditormedarbejderen kan se aktiviteter både for hele kommunen, men også for den enkelte afdeling/institution. Herfra kan brugerne overvåge alle fakturaer og følge op på fakturaer, som ikke automatisk matches. Kreditormedarbejden kan i systemet skrive til involverede parter, rette eventuelle fejl og sende en faktura tilbage i godkendelsesprocessen. Alle aktiveteter logges i systemet og sikrer således, at al dokumentation vedrørende den enkelte faktura altid er tilgængeligt. Systemet understøtter også masseopfølgning. Man kan eksempelvis kigge på alle fakturaer, hvor forfaldsdatoen er overskredet eller nær, og med få klik sende en besked ud til alle medarbejdere, der er indvolveret i godkendelsesprocessen, og bede dem om at godkende hurtigt. Basware Analytics – ledelsesrapportering: Basware Analytics er en række prækonfigurerede dashboards. Disse giver brugerne mulighed for at analysere alle områder omkring forbrugsmønstre, flaskehalse, cash flow forecasts, processfejl og meget mere. Alle dashboards er dynamiske, og kan blandt andet afgrænses til at vise data for: o Specifik periode – f.eks. år, kvartal, måned o Afdeling – hele organisationen eller enkelte afdelinger/institutioner o Leverandør – hvem og hvor købes der ind o Bruger – hvor stor belastning (antal handlinger) har den enkelte bruger o Benchmark – brugeren kan sammenligne virksomhedens evne til automatisk matching, købe ind på aftaler samt rettidig betaling med henholdsvis top 25% og top 10% af virksomheder i systemet. Hermed understøttes muligheden for at tage beslutninger baseret på konkrete tal, som f.eks. at følge op på leverandører, der sender fakturaer med mangelfuldt indhold. Dette gør brugerne i stand til løbende at følge op og forbedre kommunens processer. Rapporter kan distribueres til andre i organisationen i .xls, PDF, csv mv. Endvidere kan man sætte en tidsplan op således, at en rapport med et fastlagt tidsinterval (dag, uge, måned osv.) distribueres til foruddefinerede modtagere. Dashboards er udviklet på baggrund af mange års erfaring samt feedback fra kunder. Skulle rapporterne imidlertid ikke være dækkende, har kommunen mulighed for selv at udvikle rapporter efter behov i værktøjet. Alle dashboards er klar til brug fra dag et, bliver opdateret dagligt, så brugeren har altid har de nyeste tal til rådighed. Kobles Fakturaautomatisering endvidere sammen med Basware Indkøb (seperat kerneydelse) opnås komplet gennemsigtighed i hele processen fra en bruger opretter en indkøbsrekvistion til den efterfølgende faktura er klar til betaling. Leverandørportal: Leverandører der ikke er i stand til at sende kommunen en elektronisk faktura, kan bruge Basware Portalen. Det er en web portal, hvor leverandøren kan logge ind og udfylde en række prædefinerede feltersom f.eks. fakturanummer, dato, leverance og beløb. Disse informationer vil herefter automatisk blive formateret til et elektronisk format, sendt til det relevante EAN nummer og modtaget af Basware fakturaautomatisering. Det er omkostningsfrit for leverandøren. Funktionelle tillægsydelser F1 Basware Indkøb Basware Indkøb er en komplet indkøbsplatform fuldt integreret til Basware Fakturaautomatisering. Systemet understøtter guided indkøb via kataloger, eksterne webshops (punch-out) samt Fritekst skabeloner. Tillader alt fra indkøb af standardvare og services til emitering af manuelle købsprocesser og "Quick Qoutes". Quick Qoutes tillader medarbejderen at sende en prisforespørgsel til et antal leverandører på en struktureret og automatiseret måde. Løsningen kan gøre ethvert indkøb digitalt og compliant. F2 Basware Dynamisk Arkivering Systemet tilbyder automatisk arkivering af alle leverandørfakturaer som kommunen modtager. Med Dynamisk Arkivering er der ingen manuelle arbejdsgange. Alle fakturaer arkiveres automatisk ved modtagelse, og kan nemt og intuitivt fremsøges ved hjælp af en række søgekriterier som leverandørnavn, fakturadato, EAN nummer og mange flere. Fakturaer er således arkiveret i henhold til gældende lovgivning, og kan ved f.eks. revision hurtigt tilvejebringes.