Acadre
Tilgå leverandørens dokumenter OVERORDNET BESKRIVELSE AF SERVICENS FUNKTIONALITET
Acadre er i dag er et af de mest udbredte ESDH-systemer i den offentlige forvaltning, med anvendelse i 35 kommuner.
Med Acadre vil Kunden opleve den ultimative brugervenlighed på tværs af både traditionelle og mobile arbejdspladser.
Acadre er baseret på en meget moderne webbaseret brugergrænseflade, der kan tilgås via stort set alle platforme med en browser. Et tæt samarbejde mellem et brugerpanel og en dygtig designvirksomhed har resulteret i en løsning, der er intuitiv, nem at anvende og således også kræver en beskeden uddannelsesindsats. Det unikke og brugervenlige design er vi meget stringente med, så vi sikrer fastholdelse af Servicens brugervenlighed og tilgængelighed.
Acadre tilbyder høj grad af automatisering af sagsprocesser. 20 års samarbejde med danske kommuner betyder, at vi har opnået et højt vidensniveau ift. arbejdsgangene i den offentlige sektor samt et omfattende register af integrationer til 3. partssystemer. Langt de fleste sagsgange kan således understøttes af den indbyggede workflow-motor, der kan konfigureres uden brug af eksterne konsulenter. Alle sager kan oprettes automatisk med rette metadata og oplysninger. Dette betyder, at sager og dokumenter er nemme at finde frem til, og aflevering til Rigsarkivet en mere overkommelig opgave end ellers. Vi sætter en dyd i, at det skal være let at bruge vores løsning.
Et væsentligt forhold heri er brugerfladen, men mindst lige så vigtigt er det, at brugeren bliver hjulpet til at gøre det rigtige på en nem og intuitiv måde. Acadres automatiske workflows og indbyggede kontroller sørger herfor.
Acadre indeholder styrkede muligheder for at anvende Servicen gennem en intelligent rollebaseret tilgang, så Servicen allerede ved første login, er målrettet den bruger, der benytter Servicen. Den enkelte bruger vil også kunne foretage yderligere personalisering af brugergrænsefladen, f.eks. baseret på det brugsmønster eller opgaveunivers som vedkommende aktuelt er beskæftiget med.
Med Acadre får Kunden desuden udvidet procesunderstøttelse, som sikrer, at opgaverne bliver distribueret til de rette personer i organisationen, ud fra det som er konfigureret – gerne automatisk.
Servicen er et FESD-system baseret på Noark-4 standarden, og er derfor i sin oprindelse bygget på en begrebsmodel, der har dannet skole for ESDH i Danmark. Servicen favner således fuldt ud ESDH-begrebsmodellen, som angivet i Referencearkitektur for sags- og dokumentområdet (ESDH), version 3.
Servicen er et standard ESDH-system, som understøtter alle de services, der forventes af et moderne sagsbehandlingssystem. Servicen understøtter alle offentlige standarder, som:
a) Standarder for dataudveksling mellem offentlige myndigheder (OIOXML)
b) Standarder til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (FESD II samt OIO Sag & Dokument)
c) Standarder for digital signatur (OCES)
d) Standarder for offentlige hjemmesider og tilgængelighed
e) Standarder for it-sikkerhed (DS/ISO/IEC 27001)
f) Standarder for dokumentudveksling (ODF/OOXML)
Understøttelse af offentlige standarder er et kerneområde for Leverandøren, bl.a. fordi den altovervejende andel af vores kunder er inden for den offentlige sektor og ofte efterspørger dette.
Leverandøren stiller ikke blot passivt offentlige standarder til rådighed. Vi deltager i vid udstrækning i formgivningen af disse. Leverandøren er en central bidragyder i arbejdet med at sikre integrationen af ESDH til KOMBIT Støttesystemerne og SAPA. Acadre er således det første ESDH-system, som integrerer til SAPA. I andre tilfælde – f.eks. i udformningen af referencearkitekturen har vi deltaget i workshops, interviews og høringer.
Acadre er en løsning, der aktuelt understøtter utallige sagsprocesser og opgavetyper på tværs af fagområder og discipliner. Dette kan kun ske fordi Servicen indeholder et enormt udvalg af funktionalitet. Det er dog langt fra alle, der har brug for den fulde funktionspakke. Vi tilbyder Acadre i 2 varianter med mulighed for, at I selv bestemmer hvilken version, I benytter til hvilke brugere. Enkelte områder har brug for meget fagspecifik funktionalitet, og vil med fordel kunne benytte Acadre CM. Andre har mere brug for en løsning, hvor fokus er på journalisering, søgning, mobilitet og sagsflow. I disse tilfælde vil Acadre Web være oplagt. Normalt vil min. 90% af organisationen vil være bedst hjulpet med Acadre Web, der rummer tæt ved samme funktionalitet som Acadre CM. Selvom der er tale om forskellige brugergrænseflader, er grundlaget det samme. Begge brugergrænseflader bygger på samme Acadre-base.
INTRODUKTION TIL SERVICEINDHOLDET
Acadre Web
Acadre Web er en webbaseret løsning, som gør det muligt at oprette, søge, se og rette sager og dokumenter via en browser på enten en PC, tablet eller mobiltelefon. Det eneste der forudsættes for at kunne tilgå Servicen, er en browser på arbejdspladsen. Dette giver muligheder for at arbejde med sager og dokumenter på nye måder - og andre steder end foran en PC ved skrivebordet. Acadre Web er intuitiv, let at bruge og understøtter de fleste processer til sags- og dokumenthåndtering.
Acadre Web er udviklet i responsivt design med breakpoints, som passer til mobile enheder - og det uanset om mobilen er opretstående eller liggende. Det samme gælder for tablets. Eneste krav er at enheden har en browser installeret.
Fordi de enheder, der i dag findes på markedet altid, har en browser, vil Servicen kunne afvikles på disse, uanset type.
Acadre CM
Acadre CM er en Windowsbaseret adgang til Acadre, som understøtter alle typer af sager, dokumenter og projekter. Acadre CM indeholder en lang række funktioner, der gør den daglige sagsbehandling intuitiv og effektiv at gennemføre, både i forhold til journalisering af scannede dokumenter, modtagelse af e-mails, dokumentproduktion og afsendelse af svarbrev samt i forhold til sagsstyring, samarbejde, overblik og genfinding.
Klienten indeholder også funktionalitet til oprettelse og vedligeholdelse af skabeloner, autoprofiler og lynsøgninger (gemte søgninger). Acadre CM vil fortrinsvist blive benyttet til administrative formål og særlige funktionskrævende opgaver – fx på teknik og miljøområdet.
FORRETNINGSDOMÆNER
Servicen og dens FT'er understøtter forretningsdomæner indenfor ydelsesområde 65:
• Kommunikation og videndeling 65.40.05.20 og 65.40.05.25
• Videndeling og vidensorganisation 65.40.10.05 og 65.40.10.10
• Sagshåndtering og sagsarkivering 65.50.05.05 og 65.50.05.10
• Mødeadministration og generelle sekretariatsopgaver 65.50.10.05 og 65.50.10.10
Servicen og de funktionelle tillægsydelser dækker et bredt udsnit af it-services for forretningsdomænet.
UNDERSTØTTEDE FORRETNINGSPROCESSER
Servicen kan understøtte hele kommunens organisation og alle forretningsprocesser i en kompleks offentlig organisation.
Servicen er fagsystemet til de generelle og administrative sager. Servicen er derudover it-løsningen for dokumentation af de sagstyper, som ikke har et egnet fagsystem.
Servicen indeholder følgende standard sagstyper:
• Administrative sager
• Udvalgte personale sager – for de brugere der ikke har adgang til KMD Opus Personale
• Personsager
• Adressesager, herunder plan-, bygge- og miljøsager, hvis fagområdet vælger at anvende denne løsning i stedet for deres eksisterende løsninger.
Servicen håndterer bl.a.:
• Sags- og dokumentbehandling med registrering af metadata fra registre, anvendelse af skabeloner og friststyring. Hvilket sikrer at tingene gøres på samme måde og bidrager til standardisering.
• Indgående og udgående post, som kommunikeres som Digital Post, sikker mail, papirpost (skanning/fjernprint) med samling af dokumenter til pdf samt autojournalisering af borgernes svar på udgående post.
• Dagsordensproduktion med oprettelse af dagsordenspunkter på sager, samling af dagsordener, referatskrivning, tilbageføring af beslutninger til sager, administration af udvalg og møder samt publicering af dagsordener og referater.
• Politikerbetjening med en portal for medlemmer af udvalg, råd og nævn, hvorigennem der er adgang til dagsordener og referater samt mulighed for at forberede egen deltagelse i møder.
• Rapportering med mulighed for selv at foretage udtræk baseret på detaljerede søgninger og eksport til Excel mm., samt samling af tværgående journalnotater.
• Integrationer til relevante it-løsninger, services og registre.
• Udtræk til arkivaflevering.
• Konvertering af data fra eksisterende ESDH-løsning til brug for sagsbehandlernes arbejde.
• Diverse konfiguration, administration, herunder brugerstyring samt kvalitetsstyring.
• Adgang via mobile devices.
• Servicen efterlever Sikkerhedsbekendtgørelsen og den gældende persondatalovgivning samt EU-persondataforordningen.
• Der skal sikre en fødereret opkobling af systemer vha. offentlige standarder som OIO SAML, SAML2, OIO WS-federation og OIO IDWS.
Servicen bygger på en række principper og fokusområder, som er skitseret nedenfor:
• Brugervenlig brugergrænseflade baseret på moderne interaktionsprincipper, som brugere intuitivt forstår
• Relationer og rollebaseret overblik inden for sag, dokument, part, søgning, dvs. understøttelse af 360 graders overblik for sagsbehandlerne, så alle relevante data og dokumenter præsenteres overskueligt og gør sagsbehandlingen mest muligt effektivt
• Intelligent og overskuelig adgang til relevante funktioner
• Effektiv tilpasning og opsætning af arbejdsgange og processer gennem konfiguration
• Smidige og effektive arbejdsgange gennem integration og bedste praksis processer
• Moderne samarbejdsformer, herunder fuld anvendelse af mobile enheder
• Workflow og automatisering af objektive arbejdsgange
• Åben og let adgang til information for brugere og 3. part.
Servicen understøtter modellering, konfigurering og implementering af nye processer ved anvendelsen af flere forskellige konfigurationsværktøjer:
• Routing Administrator – Workflow-administration til oprettelse af workflow-skabeloner.
• Generiske workflow-elementer, som kan bruges i forskellige processer.
• AdmUI – Oprettelse af ekstrafelter og tilhørende valglister. Tilknytning af disse til sags- og dokument- typer.
• Formpipe Data Manipulation – Kopiering af sagstyper, ændring af eksisterende valglister samt opsætning af styringsreol.
• Classification Explorer – Tilpasning af Emne og Facet planer.
• Sagsskabeloner administration – Oprettelse, vedligeholdelse og deling af sagsskabeloner
• Skabeloncenter – Oprettelse, vedligeholdelse og deling af skabeloner.
• Lynsøgninger – Oprettelse, vedligeholdelse og deling af gemte søgninger.
• Generisk Integration til 3. part – Konfigurering og start af 3. parts integrationer.
Ingen af ovennævnte værktøjer kræver programmering, og kan anvendes til udarbejdelsen af helt nye sagsprocesser.
OMFATTET LOVGIVNING
Leverandøren har en dedikeret Product Owner (produktejer), som bl.a. har til opgave at følge med i ny lovgivning, der kan medføre nye krav til systemet, så det altid er opdateret og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Leverandøren har i særlig grad fokus på præceptiv lovgivning, herunder sikrer at Kunden smidigt og effektivt kan leve op til offentlighedsloven, forvaltningsloven, arkivlov og persondataforordningen med tilhørende cirkulærer.
DATAHÅNDTERING
Data håndteres i et professionelt datacenter med indarbejdede ITIL-procedurer og sikkerhedsstandarder baseret på ISO 27001.
Datahåndteringen overholder samtlige lovmæssige krav herunder GDPR.
Leverandørens backup og restoreprocedurer sikrer både daglig back-up, samt en løbende inkremental transaktionslog, der giver mulighed for hurtig restore uden risiko for datatab overhovedet.
Leverandørens backup løsning er designet til at understøtte og udnytte datacenterets muligheder. Servicen virker på tværs af fysiske datacentre og giver mulighed for at sikre produktionsdata mod datatab og katastrofesituationer efter en meget effektiv model.
Backup er fysisk placeret på andre lokationer end produktionsservicen.
